ظرف یکسال گذشته معاونت کنسولی، مجلس و ایرانیان وزارت امور خارجه در جهت ارتقاء کیفی خدمت رسانی به هموطنان و افزایش میزان بهره وری، دستخوش تحولات عمده ای شده است که عمدتا از دید عموم و رسانه‌ها پنهان مانده اند. از میان تحولات (نرم افزاری و سخت افزاری) و اصلاحات پر شمار و ریز و درشتی که در قالب مسئولیت های این بخش مهم از وزارت خارجه به انجام رسیده و یا در شرف انجام هستند، شاید بتوان موارد زیر را به عنوان اهم اقدامات اجرائی با توضیحاتی به شرح زیر برشمرد:

۱- تاسیس میز خدمت کنسولی و آغاز به کار سامانه پاسخگویی ایرانیان:

از جمله ملزومات تکریم ارباب رجوع، شفافیت، سرعت عمل در خدمت رسانی و رفع موانع دست و پا گیر دریافت خدمات از دستگاه‌های اداری همراه با حفظ کرامت و شأن مراجعین و پاسداشت منشور اخلاقی سازمانی است و ابتکار راه اندازی میز خدمت در نهادهای دولتی در همین چارچوب تعریف شده است. هدفی که در معاونت کنسولی وزارت خارجه به عنوان درگاه اصلی مراجعات عمومی ، ظرف چند ماه گذشته با مناسب ترین طراحی نرم افزاری، در ساختمانی با معماری ایرانی‌محقق شده است. البته فعالیت میز خدمت در وزارت خارجه در حوزه «تایید اسناد» مسبوق به سابقه است و پیش از این نیز فعال بوده اما اکنون با پوشش دادن سایر بخش های خدمات کنسولی، این پروسه تکمیل گردیده است. با تحول اخیر، مراجعین به جای سرگردانی در طبقات و راهرو های ساختمان‌ها، مستقیما به میز جدید خدمت رجوع نموده و در گیشه‌های مختلف: از بخش های سجلات و احوال شخصیه، گذرنامه و روادید، تابعیت، امور مهاجرین و پناهندگان، امور دانشجوئی، خدمات کنسولی و قضائی و ..، سرویس می‌گیرند. پاسخگوئی از طریق نوبت دهی حضوری و یا اینترنتی (با هدف کاهش ازدحام جمعیت) و با مراجعه مستقیم به گیشه‌ها صورت پذیرفته و ضمن نظارت مستمر بر نحوه پاسخگوئی، موانع پیدا و پنهان بروکراسی اداری از سر راه برداشته شده و میزان شفافیت در انجام خدمات، در سطح قابل قبولی بالا می رود.

در کنار ارائه خدمات حضوری و در چارچوب توسعه دولت الکترونیک، ارتقاء کیفی خدمت رسانی مجازی از طریق «سامانه مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی» موسوم به «میخک» از مدتها پیش در دستور کار قرار داشته و بستر های ارائه کلیه خدمات در حوزه‌های متنوع سجلی، قضائی، تائید اسناد، گذرنامه، تنظیم وکالتنامه، امور دانشجوئی و.. با هدف تسهیل، ساده سازی، اصلاح روندها و کاهش مراجعات حضوری در آن به مرور تکمیل شده و ارتقاء و گسترش یافته اند.

و‌ اما در عرصه ای دیگر به همت «دبیرخانه شورای عالی ایرانیان خارج از کشور» سامانه پاسخگویی به سئوالات و رفع و رجوع ‌مشکلات هموطنان از طریق چت آفلاین یا تیکتینگ ( Ticketing) نیز آغاز به کار نموده و‌ من بعد با‌ پشتیبانی شماری از پرسنل زبده کنسولی به پرسش های ثبت شده عموم کاربران و ایرانیان خارج از کشور در این سامانه به صورت‌ مشروح پاسخ داده شده و ابهامات آنها رفع خواهد شد.لینک این سامانه در سایت وزارت امور خارجه با عنوان: « سامانه پاسخگوئی ایرانیان» در دسترس قرار گرفته و در سایر پایگاه‌های اطلاع رسانی و کاربردی وزارتخانه از جمله سامانه میخک و سایت دبیرخانه شورای عالی ایرانیان نیز موجود است.قرار است در مرحله بعدی سامانه پاسخگویی ایرانیان به صورت برخط( آنلاین) به هموطنانمان خدمت رسانی کند.

۲- تجمیع و تنقیح قوانین و مقررات کنسولی:

قوانین و مقررات کنسولی قاعدتاً بایستی همه فهم و روان باشند و افزون بر ضابطین اجرائی، برای مخاطبینِ عام، قابل فهم بوده و عموم مردم به عنوان ولی نعمتان اصلی حکومت، بتوانند ضمن اطلاع از حقوق و تکالیف خویش، بر روش ها و نظام عملکردها اشراف داشته باشند. با این رویکرد، از سال گذشته موضوع پالایش، تنقیح و روزآمد نمودن قوانین ، مقررات و بخشنامه‌های کنسولی در حوزه‌های مختلف (تابعیت، سجلات، دانشجوئی، گذرنامه و...) به جد در دستور کار قرار گرفت. طبعا گام نخست در این مسیر تجمیع و «یکدست نمودن ادبیاتِ قوانین و بخشنامه‌های مربوطه » بود که البته پیش از این، در حوزه‌هایی چون مقررات مربوط به سجلات و احوال شخصیه کم و‌ بیش اقداماتی صورت پذیرفته بود اما لازم می نمود این روند تکمیل شده و موضوع تجمیع و همسان سازی، به قوانین سایر بخش ها ( تابعیت، گذرنامه و..) نیز تسری یابد.

در مرحله بعد، مقررات کنسولی به لحاظ عدم مغایرت با قوانین مادر ( قوانین مدنی، تجارت و...) مورد مطابقت و بررسی مجدد قرار گرفتند. همچنین در جریان به روز رسانی بخشنامه‌ها و آئین نامه‌ها، آخرین تحولات مربوط به سازوکارهای جدید ارائه خدمات الکترونیکی به مردم (نظیر آنچه در سامانه میخک وجود دارد)، لحاظ شده و در روند اصلاح آنها این تغییرات به همراه ذکر تمامی رفرنس ها و قوانین مادر اعمال گردیدند. هدف غائی پروژه تنقیح، تدوین قوانین و مقررات کنسولی به صورت یک مجموعه واحد نوین است به نحوی که دسترسی عموم مردم بدان آسان باشد.

۳- تشکیل شورای جذب، اعزام، ارزیابی و نظارت کنسولی وزارت خارجه، راه اندازی کارگروهای تخصصی ، ارتقاء جایگاه کمیسیون‌های تخصصی و.. :

معاونت کنسولی وزارت امور خارجه در تعامل با آحاد جامعه در داخل و خارج از کشور بایستی از طریق به کار گیری شایسته ترین نیروها و سرمایه‌های انسانی خویش، رسالت خود را به بهترین نحو به منصه ظهور برساند.در این راستا و با هدف ارتقاء کیفی مجموعه، «شورای جذب، اعزام، نظارت و ارزیابی کنسولی» با ترکیب مدیران کل معاونت (و نیز مدیران ذیربط، بسته به موضوعیت ارجاع ) تشکیل شده و کار ارزیابی، گزینش، اشتغال به کار کارشناسان در مرکز و اعزام ماموران خبره کنسولی به نمایندگی‌ها را بر اساس شیوه نامه جدید با حساسیت و جدیت دنبال می‌کند.همچنین به منظور ارتباط سازنده تر با ایرانیان مقیم خارج از کشور، دبیرخانه شورای عالی ایرانیان، ضمن ایجاد کارگروه ویژه ایرانیان در نمایندگی‌ها و برگزاری سلسله نشست های تخصصی در مرکز ، تعامل مستمر با نخبگان خارج از کشور را در دستور کار دارد.برگزاری سمینارها و وبینارهای کنسولی با راهبری معاون محترم وزیر و مشارکت نمایندگی‌ها به صورت دوره ای نیز حرکت سازنده دیگری در جهت رتق و‌ فتق مسائل مبتلابه این حوزه است.اداره کل مجلس هم با کادری مجرب ارتباطات سازنده و رو به گسترشی با مجالس دهم و یازدهم شورای اسلامی و‌ کمیسیون‌های تخصصی آنها داشته و از ابتکارات قابل توجهی بهره برده است.

و سایر موارد...

ارتقای کیفی کمیسیون موسوم به تابعیت (موضوع ماده ۳ نظامنامه تابعیت) با ترکیب جدید‌ مدیران و حقوقدانان، رفع مشکلات مصداقی و معتنابه خاص کنسولی نظیر « تعویض مدارک شناسایی دو‌هویتی‌ها؛ اشخاصی که پس از مهاجرت عناوین دیگری برای خود برگزیده بودند»،‌ اقدامات منجر به صدور بخشنامه ممنوعیت عدم ارائه خدمات کنسولی به افراد تحت تعقیب با همکاری قوه قضاییه و تدوین و ابلاغ دستور العمل آن به نمایندگی‌های ج.ا. ایران در خارج از کشور و دهها مورد دیگر، از جمله اقدامات مهمی است که ظرف یکسال گذشته در راستای خدمت رسانی به هموطنان در معاونت کنسولی، مجلس و ایرانیان وزارت خارجه به وقوع پیوسته و افق جدیدی را در مسیر اعتلای ایران و ایرانیان عزیز و عرصه خدمتگزاری صادقانه به هم میهنانمان گشوده است و در عین حال نگاه بسیار مثبت و سازنده تری نیز به چشم انداز فرا رو دارد.

رضا حقیقی، کارشناس روابط بین‌الملل